Het proces van order intake tot verzending automatiseren
Wellicht herken je het wel? Veel administratieve rompslomp, menselijke fouten, veel onnodig werk en een systeem die dit zou moeten verbeteren (maar niet doet). Ook Nonstop Printing had te maken met deze uitdagingen binnen de organisatie. Het huidige systeem was namelijk niet toekomstbestendig en bood geen kansen meer voor doorontwikkeling. Ook werden telkens maar weer die mensenlijke fouten gemaakt door de vele handmatige handelingen, wat extra werk en onnodige kosten met zich meebracht.
Om een duidelijk beeld te krijgen van de knelpunten, hebben wij vooraf een uitgebreide analyse gedaan om de ontdekken waar winst te behalen viel. Uiteindelijk is het ons gelukt om een volledige bedrijfsautomatisering te verwezenlijken van orderingave tot planning tot verzending! Lees verder om het verhaal achter het traject te ontdekken!
Implementatie van ons ERP-systeem
Het is een wens van iedere ondernemer; zoveel mogelijk mensenlijk werk uit handen nemen door bedrijfsprocessen te automatiseren. Door middel van de implementatie van ons ERP-systeem werd het hart van de organisatie naar online verlegd waardoor alle essentiële data inzichtelijk werd. Denk bijvoorbeeld aan klantgegevens, order- en facturatiedata, planning per printer, klantspecifieke prijzen en CRM-tools. En dit allemaal verzameld in een centraal systeem! Maar hoe komen de orders en klanten eigenlijk in het systeem?
Bestelsysteem met printupload
De klanten van Nonstop hebben de mogelijkheid om via de website (nonstopprinting.nl) een account aan te vragen. Omdat enkel de erkende tussenhandel toegelaten wordt, moet het account eerst worden goedgekeurd door de werknemers. Eenmaal goedgekeurd, is het mogelijk om een offerte of bestelling te plaatsen. De offerte kan op een later moment, door de klant, worden omgezet naar een order vanuit het systeem.
Wat interessant is tijdens het bestelproces, is de op maat gemaakte productconfiguratie. Stap voor stap wordt de gebruiker door het bestelproces geloodst om uiteindelijk tot een eindproduct te komen. Tijdens de laatste stap wordt er, indien nodig, de optie geboden om direct het printbestand te uploaden. Deze wordt automatisch geschaald en gecontroleerd op de kwaliteit. Zo weet de klant meteen dat het aangeleverde bestand de juiste DPI's heeft.
Externe systemen koppelen met behulp van API's
Meerdere API's zijn geïntegreerd in het systeem om real-time data op te halen vanuit andere bronnen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om actuele inkoopprijzen op te halen van een leverancier die weer worden doorberekend in de prijsberekening van de eigen producten. Daarnaast is er een koppeling die het mogelijk maakt om een bestelling direct naar één van de juiste printers te sturen, hetzij sublimatie, confectie of snijden. Door tenslotte een koppeling met bepaalde vervoerders te hebben, kan de status van een order heel concreet worden weergegeven. Bijvoorbeeld in behandeling, wordt geprint of onderwerg naar het afleveradres.
Van A tot Z; De customer journey
Voorafgaand aan een project voeren wij altijd de Explore-fase uit, waarin ook de customer journey wordt uitgewerkt. Met behulp van persona's & user stories proberen wij de potentiële gebruikers in kaart te brengen. Welke stappen overweegt de klant voordat deze overgaat tot de aanschaf van een product en hoe krijgen wij dit voor elkaar in zo min mogelijk stappen? Het proces om dit te optimaliseren, noemen wij ook wel de Customer Journey.
Ben je inmiddels benieuwd naar wat Ittica voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan! Onder het genot van een kop koffie of thee (of iets sterkers) praten wij je graag bij.
